勤怠管理システムを選ぶときの判断軸

製品の順位付けではなく、労働基準法の要件から見た「どこを確認すべきか」を整理します。法的義務を満たせるか、自社の勤務形態に合うかを判断するための観点です。

この記事について。 当サイトは勤怠管理システムを実際に導入して運用した立場にはありません。したがって、製品を並べて順位を付けることはしません。ここに書くのは、労働基準法の要件から見て何を確認すべきかという判断軸です。製品ごとの仕様や価格は、必ず提供元の公式ページでご確認ください。

勤怠管理システムの比較記事は数多くありますが、機能の一覧を並べたものがほとんどです。機能表を見ても、自社にとってどれが必須なのかが分からないというのが実際のところだと思います。

判断の出発点は、法律が何を求めているかです。そこから逆算すると、確認すべき点は絞り込めます。

1. 客観的な記録が残るか（必須）

2019年4月から、労働時間の状況を客観的な方法で把握することは事業者の法的義務です（労働安全衛生法66条の8の3）。詳しくは労働時間の把握は義務ですをご覧ください。

確認すべきは次の点です。

本人が後から自由に書き換えられないか。 書き換えられる場合、修正履歴が残るか
修正した場合、誰がいつ修正したかが分かるか
管理監督者や裁量労働制の人も記録できるか

3つ目は見落とされがちです。「管理職は勤怠をつけない」という前提で設計されたシステムだと、義務を満たせません。

2. 記録を3年間取り出せるか（必須）

労働基準法109条により、出勤簿やタイムカードは当分の間3年間の保存が必要です。

契約を終了したあとも記録を取り出せるか
CSVなどの形式で書き出せるか
書き出せる期間に制限がないか

サービスを解約した瞬間に過去の記録が見られなくなる設計だと、保存義務を満たせません。 導入前に「やめるときにどうなるか」を確認しておくことをおすすめします。

3. 自社の勤務形態を表現できるか

ここが最も自社固有の部分で、機能表だけでは判断できません。

勤務形態	確認すること
変形労働時間制	1か月単位・1年単位に対応しているか。総枠の管理ができるか
フレックスタイム	清算期間の過不足を繰り越せるか。コアタイムの設定ができるか
交替制・夜勤	日をまたぐ勤務を1勤務として扱えるか。深夜時間を自動で切り出せるか
直行直帰・外勤	事業場外みなしの扱い。位置情報を使う場合の運用
複数拠点の兼務	拠点をまたいだ通算ができるか

日をまたぐ夜勤の扱いは、実際に試さないと分からない部分です。 22時出勤・翌6時退勤を1勤務として集計できるか、深夜割増の対象時間を自動で切り出せるかは、無料期間中に必ず確認してください。手作業の確認には深夜労働時間の計算が使えます。

4. 上限に近づいたときに気づけるか

36協定の上限は複数あり、しかも休日労働を含めるものと含めないものが混在します。

月45時間・年360時間・年720時間には休日労働を含めませんが、単月100時間未満と複数月平均80時間には含めます。この違いを人が毎月確認するのは現実的ではありません。

上限に近づいた段階でアラートが出るか
複数月平均80時間を自動で見ているか（単月だけ見る製品もあります）
休日労働を含める・含めないを正しく分けているか

3つ目まで見ている製品は多くありません。現状を手作業で確認する場合は36協定の上限チェックをお使いください。

5. 給与計算につながるか

勤怠だけを記録しても、そこから給与計算へ手作業で転記していては入力ミスの余地が残ります。

使っている給与ソフトへの連携があるか
連携がない場合、書き出した形式をそのまま取り込めるか
端数処理のルールを自社の規程に合わせられるか

端数処理は特に注意が必要です。 日ごとに切り捨てる設定ができてしまう製品があり、そのまま運用すると賃金の全額払いに反します。詳しくは労働時間の切り捨ては違法？をご覧ください。

6. 法改正に追随するか

労働時間に関する法令は改正が続いています。 2019年の上限規制、2023年の中小企業への割増率適用、 2024年の建設・運送・医師への適用開始と、数年ごとに変わっています。

法改正への対応が追加費用なしで提供されるか
対応の実績が公開されているか
サポート窓口があるか

法改正のたびに追加費用が発生する契約だと、初期費用の比較が意味を持たなくなります。

7. 費用は「従業員数が変わったとき」で見る

多くのサービスが従業員1人あたりの月額課金です。現在の人数だけで比べると、増減したときに前提が崩れます。

人数が増えたときに単価が下がるか
最低利用人数の縛りがあるか
短期のアルバイトを月の途中で追加・削除したときの課金

季節によって人数が大きく変わる業種では、ここが総額を左右します。

まとめ

必須は1と2です。これを満たさない製品は、どれだけ機能が豊富でも法的義務を満たせません。

3から7は自社の事情によって重みが変わります。夜勤があるなら3、人数が多いなら4、人の出入りが激しいなら7を重く見る、という具合です。

機能表を上から比べるのではなく、この順で絞り込むほうが早く決まります。

なお、いまの勤怠がどう記録され、どう計算されているかを確認するには勤務時間の計算やシフト表の集計が使えます。現状を数字で把握してから検討すると、必要な機能が具体的になります。